Optimización del proceso de baja de vehículos
El Grupo Kroschke es uno de los mayores proveedores de servicios alemanes en el campo de la matriculación de vehículos. Los servicios ofrecidos incluyen no solo el registro de vehículos por cuenta de terceros, sino también la cancelación del registro de grandes volúmenes de vehículos, por ejemplo, para empresas de arrendamiento o empresas con grandes flotas de vehículos. La implementación eficiente de este complejo proceso en un entorno muy dinámico supuso para el grupo de empresas importantes desafíos. Requiere la coordinación de varios centros de servicio y varios pasos del proceso, cuya supervisión requería mucho tiempo. Esta complejidad se tradujo en un mayor rendimiento y tiempos de espera.
Nuestro camino hacia la mejora de los procesos
Para optimizar el proceso de cancelación del registro de vehículos, Kroschke decidió visualizar todos los pasos del proceso en detalle mediante la Process Mining. La claridad resultante se utilizó para mantener conversaciones transparentes con todos los involucrados en el proceso. Como resultado, Kroschke optimizó sucesivamente las subetapas individuales del desmantelamiento de los vehículos para hacer que el proceso general fuera más eficiente.
Éxito alcanzado
Gracias a estas optimizaciones, la tasa de cumplimiento de nuestro nivel de servicio pasó del 82% a un impresionante 97%. Los tiempos de cancelación del registro de vehículos mejoraron significativamente y la tasa de finalización de los procesos dentro del plazo previsto fue de casi el 100%. El uso de Process Mining ofrece claras ventajas para mejorar la eficiencia de los procesos.
Una herramienta clave para ello es el uso del analizador de procesos process.science, que proporciona a Kroschke una transparencia inmediata de los flujos y desviaciones del proceso. Una conclusión importante al respecto es que las causas de los retrasos radican tanto en los procesos internos que no son óptimos como en los clientes. Con esta información, Kroschke optimizó el cumplimiento de su SLA de manera específica como primer paso e implementó de inmediato una mejora rápida.
Flujo de proceso optimizado
- Recepción de la orden de baja en Kroschke
- Registro de los documentos relevantes para la cancelación del registro
- Realización de la baja
- Envío a la oficina de registro
- Comentarios de la oficina de registro
- Recepción de los documentos tras la cancelación exitosa del registro
Estas medidas han optimizado los tiempos de procesamiento de los procesos de baja de vehículos en un 14%. Además de este éxito, la colaboración ha descubierto un mayor potencial de mejora de los procesos, que Kroschke aprovechará en los próximos meses con la solución process.science.
Entonces, ¿qué sigue?
Kroschke utilizará el analizador de causas principales de process.science para obtener información aún más profunda sobre las causas de los retrasos en los procesos existentes.
Conclusión
La visualización clara y la comunicación transparente de los pasos del proceso han permitido a Kroschke mejorar significativamente el proceso de cancelación del registro ya en la fase de implementación e identificar nuevas posibilidades de optimización. El aumento de la tasa de cumplimiento del nivel de servicio y la reducción significativa de los tiempos de procesamiento demuestran el éxito de las medidas adoptadas con process.science. Estos éxitos están ayudando a perfeccionar aún más el servicio de atención al cliente.
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