Optimierung des Kfz-Abmeldeprozesses
Die Kroschke Gruppe ist einer der größten deutschen Dienstleister im Bereich der Kfz-Zulassung. Zu den angebotenen Services gehören nicht nur die Registrierung von Fahrzeugen im Auftrage Dritter, sondern auch die Außerbetriebsetzung größerer Fahrzeugvolumina, wie beispielsweise für Leasingunternehmen oder Firmen mit großen Fuhrparks. Diesen komplexen Prozess in einem sehr dynamischen Umfeld effizient umzusetzen, stellte die Unternehmensgruppe vor große Herausforderungen. Er erfordert die Koordination mehrerer Servicecenter und verschiedener Prozessschritte, deren Überwachung sich sehr aufwändig gestaltete. Diese Komplexität führte zu verlängerten Durchlauf- und Wartezeiten.
Unser Weg zur Prozessverbesserung
Um den Kfz-Abmeldeprozess zu optimieren, entschied sich Kroschke für die detaillierte Visualisierung aller Prozessschritte durch Process Mining. Die hierdurch gewonnene Klarheit wurde genutzt, um mit allen Prozessbeteiligten transparent zu diskutieren. In der Folge optimierte Kroschke sukzessive die einzelnen Teilschritte einer Fahrzeug-Außerbetriebsetzung, um den Gesamtprozess effizienter zu gestalten.
Erzielter Erfolg
Dank dieser Optimierungen stieg die Erfüllungsrate unseres Service-Levels von 82 % auf beeindruckende 97 %. Die Durchlaufzeiten der Fahrzeugabmeldungen verbesserten sich signifikant und die Abschlussquote der Vorgänge innerhalb des vorgesehenen Zeitraums lag bei fast 100%. Der Einsatz von Process Mining bietet klare Vorteile für die Verbesserung der Prozesseffizienz.
Ein Schlüsselinstrument dafür ist der Einsatz des process.science Process Analyzers, der Kroschke die sofortige Transparenz über die Prozessabläufe und -abweichungen verschafft. Eine wichtige Erkenntnis dessen ist, dass die Ursachen für Verzögerungen sowohl in suboptimalen internen Prozessen als auch bei den Kunden liegen. Mit dieser Erkenntnis hat Kroschke im ersten Schritt die Erfüllung ihres SLAs gezielt optimiert und unmittelbar eine schnelle Verbesserung umgesetzt.
Optimierter Prozessablauf
- Eingang des Abmeldeauftrags bei Kroschke
- Erfassung der abmelderelevanten Dokumente
- Durchführung der Abmeldung
- Versand an die Zulassungsstelle
- Rückmeldung der Zulassungsstelle
- Wiedereingang der Dokumente nach erfolgter Abmeldung
Durch diese Maßnahmen wurden die Durchlaufzeiten der Kfz-Abmeldeprozesse um 14 % optimiert. Neben diesem Erfolg hat die Zusammenarbeit weiteres Potenzial zur Prozessverbesserung aufgedeckt, das Kroschke in den kommenden Monaten mit der Lösung von process.science ausschöpfen wird.
Was kommt also als Nächstes?
Kroschke wird den process.science Root-Cause-Analyzer einsetzen, um noch tiefere Einblicke in die Ursachen bestehender Prozessverzögerungen zu gewinnen.
Fazit
Die klare Visualisierung und die transparente Kommunikation der Prozessschritte haben es Kroschke ermöglicht, den Abmeldeprozess bereits in der Implementierungsphase erheblich zu verbessern und weiteres Optimierungspotenzial aufzuzeigen. Die gestiegene Erfüllungsrate der Service Level und die signifikante Reduktion der Durchlaufzeiten belegen den Erfolg der Maßnahmen mit process.science. Diese Erfolge tragen dazu bei, den Kundenservice weiter zu perfektionieren.
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