Process Mining im Bereich Immobilien

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Process Mining im Bereich Immobilien: innovative Ansätze

Während Mieter mit steigenden Wohnkosten und knappem Wohnraum zu kämpfen haben, sehen sich auch Vermieter und Immobilienunternehmen mit verschiedenen Herausforderungen konfrontiert. Steigende Zinsen, verschärfte Finanzierungsbedingungen und eine zunehmende Regulierungsdichte setzen die Branche unter Druck. Auch intern müssen Immobilienunternehmen komplizierte Prozesse bewältigen. Das Management von Mietern und Eigentümern sowie Gebäudeverwaltung erfordert das Zusammenspiel verschiedener Abteilungen, Systeme und Partner.

Process Mining bietet im Bereich Immobilien vielversprechende Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung. Das innovative Verfahren befindet sich an der Schnittstelle von Data Science und Prozessmanagement und ermöglicht es, Geschäftsprozesse anhand digitaler Spuren in IT-Systemen zu analysieren, zu visualisieren und zu optimieren. Für die Immobilienbranche ergeben sich dadurch konkrete Potenziale. So lassen sich mittels Process Mining beispielsweise Durchlaufzeiten bei Mietanfragen verkürzen, auch Wartungs- und Instandhaltungsprozesse lassen sich effizienter abwickeln.

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Process Mining für die Immobilienbranche – neue Chancen

Process Mining gründet auf der Analyse von Ereignisprotokollen – auch Event Logs genannt – die Informationen zu Prozessabläufen enthalten. Die Protokolle zeichnen Aktivitäten mit klarem Start- und Endpunkt auf – sie eignen sich demnach vor allem für standardisierte Prozesse, die sich strukturiert in Event Logs abbilden lassen. Aus diesem Grund ist Process Mining beispielsweise in der Logistik verbreitet. Immobilienprozesse sind gegenüber Prozessen in der Logistik oder anderen Branchen häufig individuell und wenig strukturiert, weshalb die Anwendung von Process Mining im Bereich Immobilien bislang wenig Beachtung fand.

Nichtsdestotrotz – oder gerade wegen des geringen Standardisierungsgrades – bietet Process Mining bedeutende Chancen für Immobilienunternehmen. Process Mining deckt Prozessmuster auch in weniger standardisierten Umgebungen auf und erschließt so bisher ungenutzte Optimierungspotenziale. Process Mining Tools führen Daten aus verschiedenen Datenpunkten wie beispielsweise der Immobilienverwaltungssoftware, dem CRM-System und der Buchhaltung zusammen und ermöglichen so eine ganzheitliche Sicht auf Prozesse. Dadurch können versteckte Zusammenhänge zwischen Prozessen erkannt und anschließend optimiert werden.

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Potenziale von Process Mining im Bereich Immobilien

Als Branche, in der viele Arbeitsabläufe manuell bearbeitet werden, ist die Immobilienbranche besonders stark durch Ineffizienzen geprägt. Beispielsweise führen im Vermietungsprozess unklare Zuständigkeiten, Medienbrüche und ineffiziente Abstimmungsprozesse zu vermeidbaren Verzögerungen. Hier sind verschiedene Abteilungen bzw. Ansprechpartner involviert, so dass Informationen aus unterschiedlichen Systemen zusammengetragen werden müssen und die Kommunikation sorgfältig koordiniert werden muss. Ähnliche Herausforderungen ergeben sich im Verkaufsprozess, wo die Lead-Qualifizierung, Objektpräsentation und Vertragsabwicklung oft nicht optimal aufeinander abgestimmt sind.

Process Mining im Bereich Immobilien schafft auf verschiedenen Ebenen Abhilfe. Durch die Bewertung verschiedener Vermarktungskanäle und deren Erfolgsquoten sorgt die Methode für eine Optimierung der Kundenakquise bzw. eine Optimierung der Lead-Generierung. Process Mining sorgt auch in der Immobilienverwaltung für mehr Effizienz: Die systematische Analyse von Wartungsanfragen, Schadensmeldungen und Serviceprozessen strafft Abläufe und verkürzt Reaktionszeiten.

Besonders wertvoll ist die Möglichkeit, Prozessabläufe ganzheitlich sichtbar zu machen. So kann beispielsweise analysiert werden, wie sich Verzögerungen in der technischen Objektprüfung auf den gesamten Vermietungsprozess auswirken. Diese ganzheitliche Prozessanalyse im Immobilienmarkt schafft die Grundlage für faktenbasierte Entscheidungen und ermöglicht eine kontinuierliche Verbesserung der Geschäftsprozesse.

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Process Mining für die Vermietung von Immobilien – Use Cases im Überblick

Auch wenn sich Process Mining im Bereich Immobilien noch in der Entwicklung befindet, wartet die Methode schon jetzt mit vielversprechenden Potenzialen für diverse Use Cases auf.

Objektbewertung, Prozessverbesserung und Preisfindung

Process Mining unterstützt bei der Standardisierung und Optimierung von Bewertungsprozessen. Die Technologie analysiert historische Bewertungsdaten und identifiziert Faktoren, die zu verzögerten oder ungenauen Einschätzungen führen. Durch die systematische Erfassung und Auswertung von Marktdaten, Objektmerkmalen und Vergleichspreisen können Bewertungsprozesse beschleunigt und präzisiert werden.

Mietvertragsmanagement-Optimierung

Im Bereich des Mietvertragsmanagements ermöglicht Process Mining eine effizientere Gestaltung des gesamten Vertragszyklus. Das Verfahren bringt Klarheit in verschiedene Prozessschritte – von der Vertragserstellung über Änderungen bis hin zur Kündigung. Verzögerungen bei Vertragsabschlüssen oder -verlängerungen können identifiziert und systematisch reduziert werden.

Immobilienportfolio-Analyse

Process Mining schafft Transparenz über die Performance einzelner Objekte und Objektklassen. Die Technologie führt Daten wie Leerstandsquoten, Instandhaltungskosten und Mieteinnahmen zusammen. Durch die Verknüpfung dieser Datenpunkte können Optimierungspotenziale im Portfolio identifiziert und Investitionsentscheidungen fundierter getroffen werden.

Kundenführung und Vermarktung

Process Mining im Bereich Immobilien untersucht im Rahmen der Verkaufsprozess-Analyse die Customer Journey potenzieller Käufer oder Mieter. Die Technologie identifiziert erfolgskritische Kontaktpunkte und optimiert die Lead-Qualifizierung. Über die Analyse der Kundenführung können Immobilienmakler ihre Vermarktungsstrategien auf Basis konkreter Daten anpassen und die Conversion-Rate steigern.
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Process Mining für die Vermietung Ihrer Immobilien umsetzen – mit process.science

Trotz des geringen Standardisierungsgrades von Workflows in der Immobilienbranche lassen sich mittels Process Mining diverse Optimierungen ableiten. Wenn Sie Process Mining in Ihrem Immobilienunternehmen umsetzen wollen, sind Sie bei process.science genau richtig. Dank einfacher Integration müssen bestehende Systeme nicht umgestellt werden. Die Implementierung erfolgt ohne Eingriffe in bestehende ERP-Systeme und hat keinen Einfluss auf das Tagesgeschäft, so dass sich der Einstieg besonders niedrigschwellig gestaltet. Die Software nutzt die bereits vorhandenen Datenströme aus Immobilienverwaltungssystemen, CRM-Lösungen und anderen Quellen für eine automatisierte Prozessanalyse in Echtzeit. Es stehen für alle gängigen Datenbank- und Analyseanbieter entsprechende Konnektoren zur Verfügung, wodurch keine zusätzlichen Datenbanken oder Extrakte erforderlich sind. Unser Process Mining lässt sich sowohl On-Premise als auch in Cloud-Umgebungen implementieren – die Datenhoheit bleibt vollständig gewahrt, es werden keine Informationen an uns weitergegeben. Mit process.science erhalten Sie in wenigen Schritten einen umfassenden Einblick in Ihre Prozesseffizienz.

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